- Главная - Решения и услуги - Инфраструктурные ИТ-сервисы- Управление лицензиями

Управление лицензиями

Корпоративное программное обеспечение  - это инвестиционно-производственный ресурс компании, создающий или дополняющий её производственные мощности или являющийся дополнением к персоналу.

Сегодня, идущие в ногу со временем компании используют информационные технологии и программное обеспечение в качестве мощного инструмента повышения инвестиционной привлекательности. Это значит, что компания должна не только учитывать и оприходовать программное обеспечение в бухгалтерском учете, но и грамотно управлять им для максимально эффективного использования в основной деятельности.

Выстроенная политика планирования и распределения программного обеспечения позволит предприятию существенно экономить финансовые средства на лицензиях на программное обеспечение, при этом всегда оставаясь в рамках закона.

Ключевые выгоды SAM

1. У 70% организаций присутствует 30%-ое несоответствие между фактическим количеством ПК (выявленным в ходе инвентаризации) и учетным количеством (данными управленческого учета).

2. Корректный учет позволяет сократить общую стоимость лицензионных контрактов.А именно – разница в 10% между учетным и реальным количеством ПК позволяет снизить лицензионные платежи и платежи за техническую поддержку на 10% ежегодно

3. Средний ROI (индекс возврата инвестиций) при внедрении SAM/ITAM составляет 131%

4. Возврат инвестиций обеспечивается экономией бюджета ИТ, а именно:

• Соответствие закупок реальным/обоснованным требованиям бизнеса – 12% от среднегодового бюджета ПО.
• Обеспечение повторного использования лицензий – 5% от среднегодового бюджета на ПО.

Риски при использовании нелицензируемого программного обеспечения.

Юридические риски:

Законность использования программного обеспечения в компании - одна из главных причин необходимости управления лицензиями. Ваш бизнес получает  косвенное преимущество, при соблюдении законодательства РФ в области защиты авторских прав, не используя программное обеспечение по просроченным лицензиям.

Существует несколько видов правовой ответственности за нарушение законодательства в области защиты авторских прав. 

В соответствии с ч.3 ст. 146 УК РФ использование нелицензионного программного обеспечения (более 1 000 000 рублей) наказывается:

К уголовной ответственности могут привлекаться только физические лица – как правило, Генеральный директор и/или ИТ – руководитель.

Административная ответственность:

Наказание предусматривается в виде конфискации контрактных экземпляров программного обеспечения, а также материалов и оборудования, используемых для их воспроизведения, и иных орудий совершения административного правонарушения, а также наложения административного штрафа в следующих размерах:

• на граждан – от 1 500 до 2 000 рублей;

• на должностных лиц – от 10 000 до 20 000 рублей;

• на юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

Следует отметить, что к административной ответственности может быть привлечен как работник организации нарушителя, так и сама организация. Причем привлечение к ответственности работника не исключает одновременного применения соответствующих санкций к организации.

Гражданско-правовая ответственность:

В качестве обеспечительной меры на имущество нарушителя (материальные носители программного обеспечения, оборудование, материалы), которое предположительно было использовано для целей нарушения прав собственника, судом может быть наложен арест.

Оборудование и материалы, используемые, либо предназначенные в целях нарушения исключительного права на программное обеспечения, также подлежат изъятию из оборота и уничтожению за счет нарушителя по решению суда, либо подлежат обращению в доход Российской Федерации.

Технические риски:

• Вирусы
• Проблемы с обновлениями
• Утечка данных
• Простои
• Дополнительная нагрузка на персонал
• Отсутствие технической поддержки

• Перелицензирование
• Неиспользование всего функционала ПО
• Двойная закупка лицензий
• Недоиспользование закупленного ПО

Финансовые риски

• Штрафы
• Выплаты по искам
• Закупка ненужного ПО
• Неразбериха с учетом

Бизнес-риски

• Репутация компании
• Нарушение обязательств
• Вынужденные простои

Резюме:

Исходя из средней стоимости любого корпоративного программного обеспечения можно с уверенностью сказать, что, согласно действующему законодательству РФ, использование даже ограниченного числа экземпляров программного обеспечения, например, с закончившимся сроком использования лицензии может привести к вынужденному простою производства, отказу от участия в выгодных тендерах, негативному имиджу компании, и даже реальному административному и уголовному наказанию как для юридического лица, так и для должностного лица. Снижая или исключая полностью подобные риски грамотным управлением программным обеспечением, бизнес может получить больший оперативный простор для развития и расширения.

Естественным решением, позволяющим оптимизировать расходы на обновление или закупку программного обеспечения, а также снизить риски нарушения лицензионных соглашений является комплексный учет лицензий на программное обеспечение.

Результаты SAM

1. Получение статуса активности устройств в режиме реального времени
2. Получение информации по производителям установленного ПО
3. Получение информации по производителям используемого оборудования
4. Получение информации по используемому оборудованию в компании, в том числе:

• производители платформ;
• наименование процессоров, их количество, число ядер;
• физическая память;
• видеоадаптеры;
• информация по состоянию дискового пространства.

1. Возможность расширения сведений об оборудовании.
2. Получение актуальной информации по запускаемым процессам на оборудовании компании, в том числе:

• имя процесса;
• сетевое имя оборудования;
• дата последнего запуска.

1. Получение информации по установленному ПО на оборудование компании, в том числе:

• наименование ПО
• наименование вендора
• версия установленного ПО
• дата установки.

Получение информации по программным активам компании, в том числе:

• приобретенные лицензии;

• установленное ПО;

• количество свободных лицензий;

• рекомендованное количество лицензий к приобретению.

Схема работы

Конечно, учет лицензий на программное обеспечение в компании можно организовать в бумажном виде или с помощью, например, электронных таблиц. Но неавтоматизированный учет является малоэффективным решением, так как:

• не способен в реальном времени предоставить целостную и объективную картину объектов учета;
• обладает низкой оперативностью предоставления и обмена информации;
• характеризуется высокой вероятностью допущения ошибок из-за человеческого фактора;
• приводит к существенной нагрузке на специалистов занятых в процессе;
• приводит к значительной трате временных и материальных ресурсов.

• хранить всю информацию по объектам учета;
• предоставлять оперативный доступ к консолидированной информации;
• автоматизировано обрабатывать имеющуюся информацию;
• предоставлять обработанные данные для аналитических и статистических отчетов;
• проводить мониторинг имеющейся информации.
• Для автоматизации процесса управления лицензиями на программное обеспечение разработана компонента «Управление лицензиями на программное обеспечение». Она эффективно выполнит роль информационного ресурса, консолидирующего всю имеющуюся информацию о лицензиях в компании, и, решающего все задачи, возникающие при управлении лицензиями.

Возможности

Процесс управления лицензиями на программное обеспечение состоит в сопровождении жизненного цикла программного обеспечения в организации. В целом, весь жизненный цикл программного обеспечения можно разбить на следующие крупные этапы:

1. заказ программного обеспечения внутренними бизнес-пользователями;
2. приобретение программного обеспечения;
3. ввод в эксплуатацию программного обеспечения;
4. эксплуатация программного обеспечения;
5. вывод в эксплуатацию программного обеспечения;
6. уничтожение или архивное хранение программного обеспечения.

Работа с компонентой «Управление лицензиями на программное обеспечение» позволяет выполнять следующие функции:
регистрация и учет внутренних заказов на программного обеспечение;
сопровождение заказа – от инициализации до закрытия;
регистрация и учет приобретаемых лицензий на программное обеспечение;
регистрация и учет распределения программного обеспечения в рамках существующих лицензий на программное обеспечение, между компьютерами и пользователями;
сопровождение состояния лицензии – от инициализации до закрытия;
формирование аналитической и статистической отчетности.

В компоненте «Управление лицензиями на программное обеспечение» представлена возможность регистрации всех необходимых пользователю сведений о заказах, а также отдельных частей заказа, формируемых для получения необходимых лицензий на конкретное ПО.

Основные цели, достигаемые при правильно организованном учете:

1. грамотное планирование обновления и закупки программного обеспечения;
2. эффективное расходование средств;
3. исключение правовых рисков использования нелицензионного программного обеспечения;
4. прозрачность отчетности предприятия.

• не способен в реальном времени предоставить целостную и объективную картину объектов учета;
• обладает низкой оперативностью предоставления и обмена информации;
• характеризуется высокой вероятностью допущения ошибок из-за человеческого фактора;
• приводит к существенной нагрузке на специалистов занятых в процессе;
• приводит к значительной трате временных и материальных ресурсов.

• хранить всю информацию по объектам учета;
• предоставлять оперативный доступ к консолидированной информации;
• автоматизировано обрабатывать имеющуюся информацию;
• предоставлять обработанные данные для аналитических и статистических отчетов;
• проводить мониторинг имеющейся информации.