- Главная - Решения и услуги - ИТ - сервисы управления- Система электронного документооборота и управления задачами

Система электронного документооборота и управления задачами

Система электронного документооборота и управления задачами предназначена для удобной работы с документами и назначенными по ним задачами, контроля их исполнения, безопасного структурированного хранения информации о документах и задачах, результатах их исполнения, предоставления возможности оперативной работы с задачами, в т.ч. удаленной. Система позволяет формировать аналитическую отчетность по процессам документооборота компании и исполнительской дисциплине.

Платформой для создания корпоративного портала является Microsoft Sharepoint – хорошо зарекомендовавшее себя решение для создания порталов (структур сайтов), предоставляющих пользователям возможность совместной работы с документами и широкие возможности поиска документов.

Проблемы:

• Разнообразие информационных носителей и каналов поступления документов и задач;
• Сложность оперативного поиска необходимого документа;
• Длительные сроки формирования и согласования документов;
• Искажение первоначальной информации;
• Cложность контроля за процессом согласования документов;
• Нарушение поставленных сроков исполнения задач;
• Сложность контроля исполнения задач;
• Рост количества неисполненных, а также «потерянных» документов и задач.

Что дает Услуга:

• Внедрение Системы электронного документооборота и управления задачами, в которой работают все сотрудники компании, обеспечивает единый канал назначения задач сотрудникам, позволяет осуществлять объективный контроль сроков исполнения задач, исключить «потерянные» задачи и документы, обеспечивает хранение, фильтрацию, поиск информации и автоматизацию формирования отчетности по задачам и документам.
• Результатами внедрения Системы являются повышение исполнительской дисциплины, снижение трудозатрат на управление и контроль исполнения, появление объективных показателей эффективности сотрудников.
• Наличие системы автоматизированного документооборота упрощает внедрение Системы менеджмента качества (СМК) в части обеспечения выполнения разделов стандарта ISO 9001:2008 по управлению записями, поддержке выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов, предоставления средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Решение:

Функциональность:

• Готовые решения по автоматизации типовых процессов документооборота
• Управление задачами (задачи по документам, задачи руководителей)
• Согласование проектов документов, ведение реестра подписанных документов
• Обработка входящих/исходящих документов
• Обработка служебных записок
• Формирование отчетности по исполнению бизнес-процессов
• Создание подчиненных задач (неограниченная вложенность)
• Назначение помощников и заместителей при отсутствии работников
• Возможность работы с системой через браузер, почтовый клиент, мобильное приложение
• Интеграция с существующими приложениями в компании (портал, почтовый сервер, учетные и производственные системы)
• Автоматизация нетиповых бизнес-процессов компании (претензионная работа с Клиентами, согласование различных Заявок, представление доступа к информационным системам и т. д.)