Практическая польза для Бизнеса +7 (499) 682-72-02

- Главная - Новости- Как оптимизировать бизнес-процессы в отделе продаж с помощью регламентов?

Как оптимизировать бизнес-процессы в отделе продаж с помощью регламентов?


Интервью Заместителя Генерального директора по консалтингу Диановой Натальи для журнала "Управление сбытом". 

регламенты отдела продаж

В современных условиях жесткой рыночной конкуренции успешность операционной деятельности Компании во многом определяется ориентацией персонала на достижение конкретных результатов деятельности, четким пониманием сотрудниками последовательности и сроков выполнения функций, необходимых для достижения этих результатов, состава необходимых документов и исполнителей, которым эти документы должны передаваться и от которых они должны поступать. 

Это означает, что сотрудники должны работать не в соответствии с собственными представлениями о том, что, как и когда должно быть сделано, а в строгом соответствии с утвержденными порядками, правилами и приоритетами. Данные технологические параметры утверждаются соответствующими Регламентами бизнес-процессов. Отсутствие утвержденных Регламентов бизнес-процессов либо противоречивое их отражение в различных документах, наряду с отсутствием унифицированных корпоративных бизнес-технологий, порождает безответственность исполнителей, стремление сотрудников стать незаменимыми для Компании (в силу обладания уникальными знаниями и информацией, необходимыми для выполнения определенных функций), затрудняет поиск ответственных за совершенные ошибки и просчеты, исключает возможность принятия мер для предотвращения их повторения в будущем, а также не дает возможности анализировать и совершенствовать выполнение существующих бизнес-процессов. 

При отсутствии в Компании утвержденных Регламентов бизнес-процессов оптимизация деятельности практически всегда осуществляется волюнтаристским, директивным способом, поскольку у руководителя, принимающего решения, нет целостного взгляда на область неэффективности. Он владеет только набором разрозненных функций и опирается на общее ощущение что «что-то не так». 

В рамках решения задачи формализации и оптимизации бизнес-процессов для Компании особое значение имеет получение Регламентов бизнес-процессов, что в дальнейшем дает возможность контролировать, анализировать и оптимизировать существующие бизнес-процессы. Для четкого распределения функций и обязанностей в Компании между сотрудниками необходимо разработать и утвердить Регламенты бизнес-процессов, содержащие формализованные описания бизнес-процессов, отражающие: состав и последовательность выполнения функций, обязательных для получения каждого заданного результата, исполнителей каждой из функций, состав документов, используемых и формируемых при выполнении этих функций, применяемые информационные системы, коммуникации между различными исполнителями.

Регламенты бизнес-процессов являются для Компании базисом для проведения оптимизации деятельности, с целью повышения конкурентноспособности. Также, важным преимуществом описанных бизнес-процессов является и то, что ключевым инструментом обучения новых сотрудников, безусловно, являются Регламенты бизнес-процессов, в которых он должен участвовать. Именно из Регламентов, он может узнать от кого и какие документы он должен получить для выполнения определенной возложенной на него функции, что и в какой срок он должен сделать, кому и в какой форме передать результат. 

При отсутствии Регламентов единственным способом обучения нового сотрудника, становится наставничество, которое отвлекает от основной работы ведущих специалистов, многократно увеличивая затраты на обучение. 

Наличие формализованных Регламентов бизнес-процессов создает реальный базис для оптимизации. Для бизнес-процессов можно определить показатели эффективности и задать их целевые значения. Не достижение этих значений в заданной перспективе является сигналом к необходимости их корректировки, оптимизации, в том числе с помощью автоматизации. Кстати, современные подходы к внедрению информационных систем абсолютно ориентированы на автоматизацию бизнес-процессов. 

Наличие формализованных Регламентов бизнес-процессов создает основу для перехода к управлению бизнес-процессами: контроля соблюдения регламентов выполнения бизнес-процессов с указанием сроков выполнения как каждого бизнес-процесса в целом, так и отдельных его функций, определения показателей эффективности бизнес-процессов, анализа показателей эффективности и принятия решений о необходимости корректировки/улучшения неэффективных бизнес-процессов и их оптимизации. 

Целью регламентации деятельности управления продажами является создание и внедрение унифицированных процессов планирования, выполнения, контроля реализации и отчетности процессов продаж, а также повышение их эффективности путем контроля их реализации и своевременного внесения в них изменений, обеспечивающих рост показателей деятельности Компании, либо предотвращающих их снижение. Что дает возможность Компании анализировать и оптимизировать существующие процессы и быть конкурентноспособной по отношению к рынку. 

Используя существующие в Компании Регламенты бизнес-процессов, проводя аудиты бизнес-процессов можно оценивать соответствие фактически реализуемых бизнес-процессов их документированным описаниям (Регламентам) путем сбора и использования объективных доказательств, а также путем определения и регистрации имеющих место отклонений. Что дает возможность обоснованного принятия решений Руководством компании, оптимизации и совершенствованию бизнес-процессов на системной основе.

Наверх